Aunque el termino Facility Manager aún no es muy común en nuestro medio, poco a poco son más las empresas que reconocen el valor de contar con un profesional integral para la administración de sus instalaciones. Ese es el caso de Elver Peñuela, Coordinador de gestión de instalaciones no industriales de Ecopetrol.
Por Alejandra García Vélez
Para Elver Peñuela, Coordinador de gestión de instalaciones no industriales de Ecopetrol, esta empresa ha sido su casa desde hace más de 15 años, y también la escuela que le ha permitido conocer de cerca los procesos que hacen del Facility Managemenet un componente esencial de cualquier organización.
Su vida y profesión
Pero antes de hablar sobre sus experiencias profesionales, conozcamos un poco más a nuestro Profesional del Mes. Peñuela nació en Barrancabermeja, Santander (Colombia) en el año 1975. A finales del 1997 se graduó como ingeniero civil de la Universidad Industrial de Santander, en Bucaramanga.
Adicional a su formación como ingeniero, el invitado de está edición cuenta con una especialización en Gerencia de proyectos y certificación PMP (Project Management Professional). En cuanto a su vida profesional, Peñuela se ha desempeñado en áreas como planeación, gerencia de proyectos de infraestructura y mantenimiento de edificios e instalaciones no industriales dentro de la organización Ecopetrol.
La vinculación a las actividades propias del Facility Management se da a partir del año 2005, cuando asume el cargo de Coordinador de mantenimiento y servicios en la regional Magdalena Medio en la empresa petrolera.
Como coordinador de mantenimiento desarrolló funciones directamente relacionadas con la operación y mantenimiento de los edificios e instalaciones no industriales, como son los edificios de oficinas, campamentos, casinos, instalaciones de seguridad, edificios de archivo, entre otros.
Posteriormente, y con la creación del centro de servicios compartidos de Ecopetrol en agosto de 2011, Peñuela pasó al cargo de Coordinador de gestión de instalaciones no industriales a nivel país.
Esta coordinación se encuentra organizacionalmente dentro de la unidad de servicios inmobiliarios y administrativos de la compañía. Entre sus funciones se incluye gestionar el portafolio de proyectos de infraestructura locativa, así como la operación y mantenimiento de todos los edificios e instalaciones no industriales ubicadas alrededor del País en 86 localidades.
En cuanto a su acercamiento con el término Facility Management (FM), Peñuela explica que “hace dos años empezamos a preguntarnos cuál era la disciplina a nivel internacional que generaba las mejores prácticas en las actividades que realizamos con el fin de realizar una mejor gestión de nuestras instalaciones, encontrando por primera vez el termino Facility Management.”
Peñuela, agregó además que gracias a ese acercamiento han logrado desarrollar avances importantes en términos del modelo de gestión que quieren para la empresa .
Conociendo el mundo del FM
La primera vez que nuestro Profesional del Mes escuchó el término Facility Management, fue en conversaciones con empresas proveedoras de servicios cuyas casas matrices se encuentran en el exterior.
De inmediato, afirma Peñuela, asociaron el nombre con las labores que él y su equipo de trabajo desempeñan día a día; lo cual los llenó de alegría, pues les permitió identificar que hay una disciplina internacional orientada a la gestión de instalaciones.
De igual forma, mientras más conocía sobre el tema, más se daba cuenta de la importancia que tiene el rol del Facility Manager. “Es una profesión que considero va a tener un fuerte desarrollo en el siglo XXI, toda vez que el segundo coste en las organizaciones después del tema de recursos humanos es la gestión sobre las instalaciones”.
Día a día
Al tocar el tema de su quehacer diario como coordinador de instalaciones en Ecopetrol, Peñuela recuerda que el rol del Facility Manager existe para prestar apoyo a las organizaciones de forma tal que ésta se pueda dedicar completamente a su actividad principal. En ese orden de ideas, el Facility Manager gestiona todas las actividades conexas y necesarias que permitan a la organización lograr cumplir sus metas.
Por lo tanto, “el FM trata diariamente con cuestiones operativas complejas que podrían afectar el normal desarrollo de la actividad principal de la organización, está involucrado en el alcance, evaluación, análisis y definición de los planes, define y controla objetivos económicos y de optimización de costes, satisface las necesidades de sus clientes y además se asegura en todo momento de que los edificios e instalaciones estén en condiciones óptimas y adecuadas”, explicó.
Puntualmente, su día de trabajo inicia a las 7 de la mañana con una revisión de la agenda de reuniones y compromisos, para luego avanzar en el desarrollo de temáticas de tipo estratégico y táctico como son el análisis de procesos, indicadores, recursos, planes de trabajo, entre otros.
A continuación, realiza la revisión diaria a nivel nacional de la continuidad de los servicios para detectar y solucionar problemas puntuales que puedan estarse presentando en alguna localidad, para lo cual se evalúan planes de contingencia y se ejecutan acciones encaminadas a la adecuada prestación de los servicios.
“La interrelación con el equipo de colaboradores se realiza durante todo el día a través de una comunicación basada en la confianza y en el criterio de que el logro de los objetivos depende del trabajo en equipo. Adicionalmente existe interacción constante con los niveles superiores de la organización con el objeto de tomar decisiones que impliquen aprobación de dichos niveles”, puntualizó Peñuela.
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