Latinoamérica. En entornos competitivos como los actuales, la velocidad de la información y la optimización de los procesos son cruciales para alcanzar los objetivos de crecimiento y rentabilidad. Para lograrlo, una adecuada implementación de tecnologías de automatización facilita, sin duda, la realización de las tareas más operativas y repetitivas con el fin de que los líderes y la fuerza laboral puedan centrarse en acciones más estratégicas y optimizar, de esta manera, la toma de decisiones.
De acuerdo a un estudio reciente realizado por Ricoh, el 93 por ciento de los encuestados asegura que hace frente a barreras que les impiden alcanzar su máximo potencial. Algunas empresas priorizan la velocidad y la agilidad, y trabajan duro para superar a sus competidores. Sin embargo, a menudo un elemento de control falta, dejándolos desprevenidos para futuros desafíos. Para ello, la automatización proporciona a las organizaciones la capacidad de mantener el control mientras avanzan en sus metas, lo que les permite dar prioridad a la innovación y superar a su competencia.
Frente a esto, Ricoh ofrece cuatro razones por las que todos los negocios deberían impulsar la automatización en sus compañías:
1. La capacidad de acelerar la velocidad con la que se cierran negocios:
Los servicios financieros son una industria donde la necesidad de velocidad es claramente evidente. Grandes bancos y bolsas de valores trabajan incansablemente para ofrecer servicios de manera ágil y rápida. La automatización puede reducir el tiempo dedicado a tareas que tomaban tiempo para realizarse. Esto pone a las empresas no sólo en una posición más ágil, sino que libera uno de sus recursos más importantes, el tiempo de sus empleados, para que puedan dedicarse a actividades más críticas dentro de un negocio. Además, los empleados pueden acelerar la toma de decisiones facilitando el flujo rápido, preciso y el intercambio de información.
2. Obtener más control sobre la facturación y las finanzas:
Dentro de una compañía, es de vital importancia que todos los procesos internos y externos al departamento de finanzas funcionen de forma tan efectiva como sea posible. Al automatizar el flujo de caja y reemplazar las facturas en papel con la facturación electrónica, las empresas podrán acelerar casi de inmediato los recibos y los pagos sin incurrir en gastos de capital significativos.
3. Reducir los gastos gestionando todo el ciclo de vida de los documentos:
Las tareas directas de oficina que comenzaron como procesamiento de texto, procesamiento de datos y correo electrónico son ahora mucho más complicadas. Los procesos avanzados de copiado, escaneo e impresión que integran sistemas, procesos de oficina y back office son cada vez más fundamentales para las empresas modernas. La automatización no sólo simplifica estos procesos, sino que también tiene el beneficio añadido de reducir los residuos de papel.
4. Mejorar el acceso a los archivos:
Los empleados requieren acceso inmediato a la información correcta en el momento adecuado. Al automatizar los servicios de escaneo y archivado, los empleados pueden acceder a la información precisa cuando la necesitan. Este sistema eficiente ahorra tiempo y dinero. También reduce el tiempo dedicado a la construcción y mantenimiento de registros comerciales. Archivar datos electrónicamente, no sólo simplifica la búsqueda y extracción de datos, sino que permite una trituración segura y una gestión de fin de vida útil. Los flujos de documentos también se pueden simplificar para facilitar la administración, por ejemplo, cuando un documento necesita ser firmado para autorizar la siguiente etapa de un proceso.
En la carrera por ganar, las compañías necesitan tomar decisiones que ayuden a que su negocio sea más innovador, y al mismo tiempo, les ayuden a reducir costos y simplificar las tareas diarias. Ahora es el momento de rediseñar las operaciones con una mentalidad ganadora y racionalizada.
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