En este artículo trataremos las diferentes metodologías de mantenimiento que podemos definir y aplicar en nuestro activo inmobiliario según las características físicas, de uso y actividad del mismo.
Por Jordi Sánchez Castilla*
Como gestores de inmuebles, se busca la máxima rentabilidad del activo, sin que ello vaya en perjuicio de los inquilinos/empresas que ocupan y tienen actividad en el mismo. Esta rentabilidad es la que tendrá que responder a las expectativas de los propietarios de los inmuebles que han realizado una inversión en el activo con un valor de retorno esperado.
Una cuenta de resultados que se puede manejar para gestionar un inmueble puede tener los siguientes conceptos:
- Ingresos: Rentas de alquiler (en caso de ser un activo puesto en alquiler)
- Costes. Podríamos dividir en varios tipos: Costes asociados a pagos de tasas, seguros, créditos bancarios, marketing, promoción, etc. Costes asociados a Renovaciones-remodelaciones, CAPEX (Capital Expenditure). Costes asociados a la parte operativa y de gestión: Servicios como mantenimiento, limpieza, seguridad, catering, gestión de residuos, utilities.
Costes en TI (Tecnologías de la Información) asociadas al activo.
- Preguntas y respuestas
Dentro de uno de los capítulos de coste, tenemos la materia que nos ocupa en este artículo, el mantenimiento del activo, y nos podemos plantear preguntas como las siguientes:¿Qué resultado se busca de la operación de las instalaciones (facilities a partir de ahora) y su equipamiento por parte del propietario del activo?
Dar satisfacción a sus usuarios (empresas/inquilinos), esto significa que las facilities funcionen de tal manera que ofrezcan un entorno agradable de trabajo, a través de una operación y mantenimiento eficiente de las mismas. Lo anterior dando como resultado, por ejemplo, una satisfactoria luminosidad según la actividad que se desempeñe, buena sensación térmica, excelente pureza del aire interior, gestión responsable de los residuos, adaptabilidad, flexibilidad, capacidad de las facilities a las necesidades requeridas, entre otras, que ayude a estas empresas/inquilinos, en la parte que le toca, a estimular su satisfacción a través de ofrecer un entorno agradable donde puedan explotar todo su potencial en las tareas que desempeñan.
¿Qué puede aportar una buena política de gestión de un activo para su propietario, a través del mantenimiento en este caso?
- Un mejor impacto del activo su entorno.
- Mayor singularidad del activo con respecto a otros.
- Posibilidad de más ingresos por rentas al ser un activo que ofrece un entorno más eficiente para desarrollar actividades en el mismo.
- Menor costes de seguros, al ser un activo más confiable.
Cómo funcionan las facilities durante el ciclo de vida del activo?
El ciclo de vida habitual de las facilities consta de tres etapas. Una primera etapa o infancia de las instalaciones, segunda etapa de madurez de las instalaciones y tercera etapa de vejez de las instalaciones.
Primera etapa: Se caracteriza por un alto grado de fallos inicialmente seguido por un periodo de decrecimiento, los fallos iniciales pueden ser motivados por defectos de diseño de los equipos, defectos debidos a la instalación de los mismos, o defectos por una deficiente operación.
Segunda etapa: El periodo más extenso en la vida útil de las facilities y donde los fallos están estabilizados con un índice de los mismos relativamente bajos, en caso que la planificación del mantenimiento y la operativa de las facilities sea lo más ajustada y eficiente posible según la actividad y uso de las mismas en base a los requerimientos de la organización.
Este periodo se puede extender aún más en caso de una buen planteamiento y programa de mantenimiento y operación; combinando adecuadamente programas de mantenimiento preventivo, predictivo y confiabilidad según uso e importancia de los elementos que componen el sistema de facilities.
Lo anterior junto con una operativa basada en un entorno lo más magro posible hará de esta etapa que sea muy productiva, y donde se puede conseguir muy buena eficiencia de las facilities.
Tercera etapa: Donde por la vida útil de las facilities, debido a su desgaste, aumenta el número de fallos de las mismas. Antes de que esta etapa se haga más aguda, lo que produce un desgaste en la cuenta de resultados, se debe enfocar y estudiar que facilities se pueden reutilizar con una seria de ajustes o cuales deben ser sustituidas por otras nuevas definitivamente.
En base a los tres periodos del ciclo de vida de las facilities comentados anteriormente, se debe establecer un plan de O&M (Operación y Mantenimiento), basado en la actividad real y el uso que cada componente que conforma el sistema de facilities realmente tiene según su papel en el proceso productivo de la organización.
Con lo anterior dicho, no siempre un mismo tipo de mantenimiento y operación es el adecuado para cualquier tipo de maquinaria y ciclo. Se tienen que combinar los distintos tipos de mantenimiento existentes para lograr extraer la máxima eficiencia de las facilities, siendo los mismos los siguientes:
- Mantenimiento Correctivo
- Mantenimiento Preventivo
- Mantenimiento Predictivo
- Mantenimiento basado en la confiabilidad
Seguidamente describiremos cada uno de ellos y los pros y contras que tienen a nivel general, ya que según actividad y uso específico en cada organización pueden haber diferentes variantes.
Mantenimiento Reactivo:
Es un tipo de mantenimiento que no requiere ningún tipo de acción sobre las facilities mientras operan, se les deja funcionar hasta que se averían, esperando con algo de fortuna que cumplan el ciclo de vida indicado por el fabricante de los mismos, y entonces se actúa para repararlos.
Buscándole las ventajas a este modo de proceder, se pueden entender en base a una nueva instalación, donde los facilities se esperan que tengan un bajo ratio de fallos, con lo que con esta metodología se puede ahorrar costes de mantenimiento, aunque es una visión a corto plazo según la importancia que puedan tener esos facilities en la operativa de la organización.
También se pueden detectar equipos que por su poco peso en el sistema productivo y su relativo bajo coste de cambio, se pueda considerar que operarlos y mantenerlos en base a una mentalidad correctiva es el mejor camino para no incurrir en costes que no aporten un valor añadido sensible al proceso productivo.
Ventajas de este planteamiento:
- Bajo costo
- Reducido número de personal
Desventajas de este planteamiento:
- Incremento del costo debido a los tiempos de paro de la maquinaria que sufre averías.
- Incremento de coste en caso de reparaciones a realizar fuera del horario normal de actividad.
- Coste relacionado con la sustitución y reparación de los equipos. Aumento de stocks.
- Poca productividad del personal asignado al mantenimiento.
- Posibles efectos secundarios producidos en otros equipos del sistema, dependientes/asociados a la operativa del averiado.
Mantenimiento Preventivo:
Se entiende como la acción de mantenimiento realizada sobre un equipo en base a una programación temporal predefinida a su actividad real, o según la operativa del mismo, con el objetivo de detectar y minimizar la degradación de algún/os componente/es del equipo que ayude a extender su vida útil, a través de mantener en niveles aceptables para su operación la degradación del mismo.
Ventajas de este planteamiento:
- Su rentabilidad para facilities con gran impacto de capital invertido.
- La flexibilidad que permite ajustar los periodos de revisión según uso del equipo.
- Aumento del ciclo de vida de los componentes del equipo.
- Ahorro energético.
Desventajas de este planteamiento:
- Gasto más intensivo en personal de mantenimiento respecto al mantenimiento correctivo.
- Realización de tareas de mantenimiento que tal vez no son necesarias en el periodo estimado.
- Daños potenciales que se les puede causar al equipo al ejecutar tareas de mantenimiento que no son necesarias en el periodo estimado.
- Aún pueden suceder fallos sensibles en las facilities.
Mantenimiento Predictivo:
Puede ser definido como el tipo de mantenimiento que realiza mediciones que detectan desde el inicio las causas que originan la degradación de los componentes de las facilities, lo que conduce a poder eliminar o controlar estas causas degradadoras evitando que se produzca una degradación muy sensible en las facilities que conduzca a un paro de las mismas.
Principalmente se distingue del mantenimiento preventivo por basar su programa de revisiones en la condición real del equipo y no en una programación predeterminada temporalmente sin tener en cuenta la condición operativa real del equipo.
Ventajas de este planteamiento:
- Incremento de la vida operacional y disponibilidad de los componentes de las facilities.
- Disminución del tiempo de paro de las facilities.
- Disminución del gasto en piezas de recambio y mano de obra.
- Se obtiene una mejor calidad del servicio realizado por las facilities.
- Se obtiene un entorno más seguro para el operador que manipula las facilities.
- Ahorros energéticos.
- Mayor productividad del personal de mantenimiento.
- Eliminación/reducción muy importante de fallos sensibles en los equipos.
Desventajas de este planteamiento:
- Mayor inversión en equipos de diagnóstico que en el mantenimiento preventivo (MP)
- Mayor inversión en la formación del personal que en el MP.
- Ahorros no fácilmente percibidos de forma inmediata por el Comité de Dirección.
Mantenimiento basado en la confiabilidad
Es la metodología que trata con aspectos no contemplados por los anteriores tres tipos de mantenimiento comentados, esta disciplina reconoce que no todos los equipos que componen una instalación tienen la misma importancia para el servicio que realizan o el proceso productivo al que pertenecen, según la actividad de la organización.
También reconoce que la idea funcional de las facilities en su fase de diseño puede diferir de su operativa real, y esa diferencia aumenta las probabilidades de degradación a diferente grado de los diversos componentes que forman las facilities.
El mantenimiento basado en la confiabilidad es altamente dependiente del mantenimiento predictivo, pero también reconoce que no hay recursos físicos y económicos ilimitados, por lo tanto en las facilities que no son tan críticas para la actividad de la organización otros programas de mantenimiento que no sea el predictivo pueden ser asignados a las mismas según su nivel de impacto en dicha actividad (hablamos de mantenimiento preventivoy y correctivo).
Ventajas de este planteamiento:
- Puede ser el programa de mantenimiento más eficiente.
- Reducción muy sensible del coste del mantenimiento al eliminar mantenimientos innecesarios y paradas no programadas de las facilities.
- Reducción de la probabilidad de paradas repentinas de las facilities por fallos de las mismas.
- Conciencia de centrar los recursos de mantenimiento según la criticidad de los componentes de las facilities.
- Incremento de la fiabilidad de las facilities.
- Incorpora análisis de causa-raíz al sistema de facilities.
Desventajas de este planteamiento:
- Volumen de inversión en el arranque de este tipo de programa, en formación del personal, en equipamiento de medición, cambio cultural en las actividades de O&M y en general en la organización.
- Ahorros no fácilmente percibidos de forma inmediata por el Comité de Dirección.
Conclusiones
Con lo visto anteriormente y a modo de obtener la máxima rentabilidad en tu activo, tocando en este artículo el capítulo de costos asociados a la operación y gestión del mismo, capítulo mantenimiento, es vital definir un buen programa de mantenimiento que puede y debiese ser un mix de las diferentes metodologías presentadas en este artículo, de hecho, la dificultad y el éxito de un programa lo más eficiente y rentable posible de mantenimiento depende de qué tipo de mantenimiento asignas al equipamiento y componentes del sistema de facilities que conforman tu sistema productivo y de servicio, según su peso en el mismo.
* Jordi Sánchez Castilla es el Director de S&V Consulting, empresa de consultoría especializada en los campos de Facilities, Asset y Property Management.
Deje su comentario