Internacional. Martín Cayón, director TOTVS Norte de América Latina (en la foto), compartió recientemente con los medios algunas recomendaciones para la implementación de un Sistema de Planeación Gerencial (o ERP, por sus siglas en inglés) y explicó cómo éstos han evolucionado a través del tiempo. Según el directivo, los ERP iniciaron con la intención de administrar de manera más eficiente las áreas clave de una empresa (contabilidad, facturación, ventas, compras y costos) a partir de módulos. La desventaja es que dichos módulos no estaban integrados y por ello, las organizaciones sólo aprovechaban parcialmente las funciones del sistema.
Con el paso de los años, explica Cayón, las desarrolladoras de ERPs decidieron incrementar la funcionalidad de la solución a partir de la integración de sus componentes y así facilitar la comunicación entre las áreas del negocio. Si bien es cierto que con este cambio vino el crecimiento de la funcionalidad del ERP, también lo es que se volvió más robusto, tardado y costoso de implementar.
Esto, a la vez, lo ubicó exclusivamente en la mira de los grandes corporativos “con mi experiencia de más de 20 años en la industria de las tecnologías de información he observado que los empresarios perciben al ERP como una solución compleja y difícil de implementar, pero también están conscientes que de su implementación depende el adecuado funcionamiento de su empresa y posiblemente, su subsistencia”, afirmó el directivo de TOTVS.
De acuerdo con un estudio realizado por Harvard Business Review, las empresas que adquieren un ERP tienen una reducción de pérdidas y ahorros del 10%; pero quienes lo eligieron correctamente tienen una reducción hasta del 35% en promedio.
Para lograr lo anterior Cayón compartió cinco pasos fundamentales para elegir el ERP correcto, los cuales son:
1. Involucre a sus colaboradores. Si se llegó al acuerdo de la necesidad de implementar un ERP, la recomendación es involucrar a las personas que se verán impactadas directamente con la decisión, como: usuarios finales, personal de sistemas responsable de la administración del sistema, gerentes y directivos.
2. Definir qué se quiere lograr a través de un ERP. Entender nuestro modelo de negocio y cómo se espera que la implementación del ERP podría optimizar y facilitar su operación. Bajo esta premisa, se debe definir el esquema de implementación, las prioridades, impacto al negocio y beneficios probables, así como considerar qué áreas se verán impactadas con la decisión.
3. Escalabilidad. Escoger un ERP que pueda cubrir las necesidades actuales del negocio y a la vez cuente con la capacidad de evolucionar en el futuro a la par del negocio, es vital. Por eso, antes de tomar una decisión es de suma importancia considerar la escalabilidad de la solución en dos planos. Horizontal, con módulos o funcionalidades a implementar cuando el modelo de gestión evolucione y vertical, que soporte el crecimiento transaccional si el negocio crece.
4. Elija un aliado de negocios, no una marca. Seleccionar a un proveedor de software de gestión empresarial es, probablemente, el paso más importante. La recomendación es elegir a quien comercialice un software de calidad con la escalabilidad necesaria y que cuente con ese grado de flexibilidad que requieren los cambios en el modelo de negocio conforme crece.
5. Planee los tiempos de implementación. Finalmente, es importante tener presente que todo proyecto lleva su tiempo. Para que un ERP sea implementado de manera correcta y exitosa, se debe considerar en la planeación el uso de los recursos internos, su disponibilidad, experiencia y conocimiento porque de estos dependerá la duración y éxito del proyecto de implementación. También la adherencia a los procesos estándares de la solución porque de esta depende el nivel de adecuaciones y desarrollos que se deberán realizar. Además, la calidad de los datos y procesos de negocio existentes y la cultura de la empresa respecto a la tecnología y su adopción.
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