El Hotel Mayan Palace Nuevo Vallarta, del Grupo Mayan, está ubicado en la Riviera Nayarit, (Nayarti, México) en el centro de Bahía de Banderas, a quince minutos del aeropuerto Internacional de Puerto Vallarta y a 20 minutos del centro. Por: Gerencia de Hoteles y Restaurantes
Se encuentra en todo el Pacífico Mexicano y cuenta con ¾ de milla de playa en Bahía de Banderas, 1.480 cuartos, un campo de golf diseñado por Jim Lipe, spa con 40 cabinas y todos los servicios; gimnasio, 28 restaurantes, café y bares, 14 tiendas de conveniencia, áreas húmedas, así como salones para eventos, convenciones y planeación de bodas.
Debido a la extensión de este hotel y a su gran número de dependencias y empleados, se hizo necesaria la instalación de un sistema de información que brindara una solución integral al establecimiento en todas sus áreas. De forma tal que las directivas del hotel decidieron implementar Innsist 8, una plataforma basada en tecnología de punta que le posibilita al usuario una mayor fluidez en la información entre los departamentos para otorgar un servicio con calidad como lo merece un huésped.
En TCA Software Solutions, empresa desarrolladora del sistema, explican que esta solución se define como una administración por módulos, los cuales incluyen las principales áreas que opera todo el hotel. La plataforma se puede adaptar y comunicar con cualquier otro producto (ya sea software o hardware) en el mercado del ámbito hotelero.
El hoy y el mañana
Pero no sólo la extensión actual del Hotel Mayan Palace Nuevo Vallarta hizo necesaria la implementación de la solución, los planes a largo plazo del establecimiento han hecho que Innsist 8 se configure como una solución que se mantendrá en el futuro.
Actualmente el hotel cuenta con 1.480 habitaciones, pero sus planes de expansión se presentan para un complejo hotelero con 2.000 cuartos para finales de 2009 y 3.500 prsupuestados dentro de los próximos años.
Armando Araujo, gerente de mercadotecnia de TCA, México, comenta que “para soportar este crecimiento que implica varias propiedades y múltiples centros de consumo y tiendas, es necesario contar con una solución robusta y escalable, por tal motivo las características de arquitectura e infraestructura tecnológica de Innsist versión 8 resultan útiles en los planes de expansión, pues al ser accesible vía LAN y/o WAN, soporta el incremento en usuarios y estaciones de trabajo y simplemente se añadirá poder de cómputo en la misma instalación conforme vaya siendo requerido”.
Visión general
El software Innsist cuenta con una serie de productos que poseen opciones para cada departamento de un hotel, adicionalmente existen dentro del sistema reportes de consulta, que por su naturaleza es necesario que se ubiquen en todos los módulos para que los usuarios tengan acceso fácil y rápido a la información sin necesidad de recurrir a otros departamentos. Los productos que brinda el sistema son: Front Office, Telefonía, Puntos de Venta, Back Office, Logo Shop, Spa, Internet e Inteligencia de Negocios e Interfaces.
TCA también explica que la versión 8 de Innsist posee arquitectura basada en servicios (SOA), por lo tanto, al instalar un servidor de aplicaciones Innsist en una localidad, éstas pueden ser utilizadas por los usuarios desde cualquier parte del mundo a través de Internet con pantallas rápidas y ricas en contenido.
En el Hotel Mayan Palace Nuevo Vallarta se implementaron en las distintas áreas los sistemas adecuados para cada una de ellas como lo fueron:
- Innsist Front Office: el cual cubre reservaciones, recepción y caja, ama de llaves, auditoría nocturna, jefe de turno, telefonía y ventas.
- Innsist Spa: este producto se enfoca en el manejo de cabinas y terapeutas, admisiones de gimnasios y áreas húmedas.
- Innsist POS: se encarga del punto de venta para restaurantes y bares.
- Innsist Logo Shop: se implementa en el punto de venta para tiendas de conveniencia.
- Interfaces con GSS (Guest Service Systems): tarificador, administración de llamadas telefónicas, correo de voz e Internet en habitaciones.
- Integración con central de reservaciones y sistema para los campos de Golf.
Con esta infraestructura se da servicio a 300 sesiones de usuarios simultáneos en 544 estaciones de trabajo con alta carga transaccional -más de 900 check-ins y check-outs en promedio en fin de semana-, permitiéndole al hotel tener algunos beneficios como integración entre las áreas del complejo, control administrativo, mejora en los procesos internos de misión crítica, infraestructura tecnológica que posibilita una proyección de crecimiento a corto, mediano y largo plazo, capacidad de atender a un mayor número de huéspedes, integración de hardware y software externos al sistema para controlar los procesos críticos de operación y administración, flexibilidad al ejecutar Innsist en red local o Internet y seguridad en el manejo de la información.
Buenas decisiones
La empresa desarrolladora afirma que se han obtenido buenos resultados luego del establecimiento del software, gracias a las decisiones oportunas del Grupo Mayan y de los consultores de implementación expertos que intervinieron en el proyecto.
Durante la fase de instalación se realizó un proceso de sensibilización y capacitación del personal del Hotel Mayan Palace Nuevo Vallarta en nueve semanas, lapso durante el que se llevaron a cabo actividades de revisión de hardware y software en servidores, colocación de los diferentes sistemas de Innsist versión 8, interfaces con hardware y software externo y supervisión de la operación en cada una de las áreas para asegurar el objetivo esperado.
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