El papel de un facility manager es multifacético y requiere una combinación de experiencia técnica, habilidades organizativas y habilidades interpersonales para gestionar eficazmente todos los aspectos de las operaciones de un inmueble.
por Rafael Berumen de Cervantes*
Un facility manager, que en castellano es un administrador de inmuebles y responsable de la operación de sus sitemas e instalaciones, desempeña un papel crucial en la supervisión del funcionamiento eficiente y eficaz de un espacio físico o instalaciones de trabajo. Sus responsabilidades pueden variar según el tamaño y el tipo del inmueble, pero generalmente incluyen lo siguiente:
Mantenimiento y reparaciones: los facility managers son responsables de garantizar que los inmuebles reciban el mantenimiento adecuado y estén en buenas condiciones de funcionamiento. Esto implica programar inspecciones periódicas, coordinar las actividades de reparación y mantenimiento y garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad. Al desempeñar esta función correctamente tienen una responsabilidad muy importante en los gastos de operación del inmueble, ya que el mantenimiento correctivo es poco eficiente y muy caro y si el facility manager realiza su trabajo de manera preventiva, predictiva y proactiva; puede reducir el costo y elevar la eficiencia en el inmueble.
Gestión de los espacios: los facility managers suelen estar a cargo de optimizar el uso del espacio dentro de una instalación. Esto incluye determinar el diseño de las áreas de trabajo, asignar espacio a diferentes departamentos o funciones y supervisar movimientos o reconfiguraciones según sea necesario.
Gestión de servicios públicos: los facility managers supervisan la gestión de servicios públicos como los sistemas de electricidad, agua, calefacción y refrigeración. Pueden implementar iniciativas de ahorro de energía, ahorro de agua, mejor manejo de desperdicios, para reducir los costos y el impacto ambiental.
Seguridad y protección: Garantizar la seguridad de las instalaciones y sus ocupantes es una responsabilidad clave de los facility managers. Esto incluye implementar medidas de seguridad, realizar inspecciones de seguridad y desarrollar planes de respuesta a emergencias. Tambien se hacen cargo de estar preparados para las emergencias y de los Planes de Protección Civil.
Presupuesto y control de costos: los facility managers generalmente son responsables de administrar el presupuesto y administar los gastos para la operación de los inmuebles, incluida la previsión de gastos, el seguimiento de costos y la identificación de oportunidades de ahorro.
Gestión de proveedores: los facility managers a menudo trabajan con proveedores y contratistas externos para subcontratar servicios como limpieza, jardinería y mantenimiento. Y muchas veces el alcance de sus servicios puede incluir otros conceptos que sus clientes y usuarios de los inmuebles requieran, como alimentos, eventos, amenidades, etc. Son responsables de seleccionar proveedores, negociar contratos y garantizar que los servicios se entreguen satisfactoriamente.
Cumplimiento de normas y regulaciones: los facility managers deben mantenerse informados sobre las regulaciones relevantes y garantizar que la instalación cumpla con todas las leyes y estándares aplicables. Esto incluye códigos de construcción, regulaciones de salud y seguridad y regulaciones ambientales.
Comunicación y coordinación: los facility managers sirven como el principal punto de contacto para cuestiones relacionadas con a operación de los inmuebles. Deben comunicarse de manera efectiva con los empleados, inquilinos y partes interesadas externas, y coordinar actividades para garantizar operaciones fluidas.
En general, el papel de un facility manager es multifacético y requiere una combinación de experiencia técnica, habilidades organizativas y habilidades interpersonales para gestionar eficazmente todos los aspectos de las operaciones de un inmueble. Para poder desempeñar mejor su trabajo es importante que se vincule con el gremio al que pertenece, que se capacite, que se certifique y tenga acceso a las mejores practicas e información que estan vinculadas a su trabajo. Y para lograr esto el capítulo Mexico de IFMA (International Facility Management Association) les proporciona la oportunidad de todos estos beneficios , al ser miembros y ser parte de la asociacion global mas importante en esta materia.
* Rafael Berumen, Managing Director Colliers REMS Mexico | Presidente de IFMA Capítulo México.
