Latinoamérica. Los espacios de trabajo flexibles, derivados de la post pandemia, están adquiriendo cada vez más relevancia, no sólo en términos de la manera de trabajar, sino respecto a cómo se configuran, arriendan y operan, y han sido parte de la oferta inmobiliaria en América Latina por lo menos desde el 2009, estimándose que en los últimos 12 años el mercado de flex space creció 23%, por año.
Así lo destaca en un análisis sobre el Flex Space, María Valdez, directora de ventas y administración del cambio de Facility Management de Newmark, cuyo presidente en México y director regional para América Latina es Giovanni D´Agostino, y subraya que, inicialmente, los espacios de trabajo flexibles eran utilizados sobre todo por startups y freelancers.
Ahora, a consecuencia de la pandemia y los efectos que se han generado en la manera de trabajar, cada vez más los usuarios corporativos se plantean la posibilidad de abrazar este tipo de soluciones. Esto se ha acentuado por la inestabilidad geopolítica global y las limitaciones de poder invertir capital en nuevas ubicaciones por aquellas empresas que se han visto afectadas a raíz de la inflación exacerbada y la crisis generada por la pandemia.
“A pesar de los beneficios incuestionables que ofrecen los espacios flexibles, es importante señalar que existen desafíos en su adopción. Uno de los principales es la capacidad de alinear y permear la cultura organizacional de una compañía a través de un espacio flexible, cuya imagen colectiva está asociada con un cierto tipo de público y producto. Sumado a esto, existe siempre una posibilidad de impactar en la pérdida o retención de talentos, dependiendo de las características de los usuarios y cómo las actividades que ellos realizan se alinean con el diseño y funcionalidad de los espacios. Por poner un ejemplo, si bien un usuario de espacios centennial podrá verse motivado por la posibilidad de elegir el lugar de trabajo a través de una membresía, un usuario Gen X, cuyo trabajo implica largos periodos de concentración, probablemente experimentará un shock en la manera de realizar sus tareas en un espacio colaborativo, sin posibilidad de hacer uso de un lugar asignado”, indica en su análisis María Valdez.
Agrega que el primer acercamiento para explorar el uso de espacios flexibles debe hacerse a través de un enfoque de entendimiento del propio negocio y las formas de trabajar de los colaboradores, a través de estudios de Workplace Strategy, que es clave para garantizar el éxito en la adopción de espacios flexibles ya que no hay una receta única que garantice un resultado positivo en su adopción. Para asegurar un buen resultado, es importante conocer y entender a profundidad la cultura organizacional de una compañía, así como analizar a la población, no sólo en términos de edades, preferencias y cercanía, sino respecto a las actividades realizadas, la manera de trabajar, y el tipo de espacio requerido en función de ello.
Ahora, los espacios flexibles (también conocidos como Flex Spaces) se pueden entender de dos maneras:
- Espacios de trabajo cuyo diseño permite llevar a cabo distintas actividades gracias a su enfoque funcional y, en algunos casos, posibilidad de reconfiguración.
- Espacios totalmente equipados para su uso, ofrecidos a través de proveedores, cuyos contratos de arrendamiento presentan una flexibilidad considerable respecto al modelo tradicional. Normalmente funcionan a través de membresías por usuario.
Los beneficios que otorgan los espacios flexibles, en cualquiera de sus dos modalidades (o en un esquema combinado) son:
- Capacidad de generar una mayor eficiencia en la cantidad de espacio utilizado por una compañía. Se rentan y utilizan únicamente los metros cuadrados que se necesitan. Esto, a su vez, genera eficiencias en los gastos de operación de las empresas.
- La posibilidad de adaptar la huella de una empresa al comportamiento de su negocio. Es decir, poder expandirse durante momentos de crecimiento, o contraerse en caso de ser necesario.
- Mayor libertad para los colaboradores, al permitirles elegir las condiciones en las que se realizará el trabajo: ya sea en un espacio de trabajo asignado, una sala de concentración o un espacio de trabajo colectivo; cuando un colaborador puede elegir el espacio que mejor se adapte a la función del trabajo a realizar, la productividad aumenta.
- La posibilidad de adaptar el lay-out de un espacio o porción del espacio de trabajo a la necesidad de negocio del momento específico.
Una vez analizada la necesidad de un negocio, existen diferentes maneras de implementar eficientemente una solución que involucre espacios flexibles, por lo que hay herramientas en desarrollo como Optality (www.optality.com) que permiten a las empresas hacer uso de espacios flexibles en cualquier momento, y en cualquier lugar, se trata de una solución de portafolio dinámico que permitirá a las empresas optimizar el uso del espacio a través de una app móvil donde los usuarios podrán buscar y reservar espacios de trabajo entre más de 5 mil ubicaciones en más de 70 países.
El valor de esta herramienta se centrará –además de la flexibilidad que otorga– en la capacidad de proveer optimización de costos a las empresas, en la posibilidad de adaptar un portafolio inmobiliario (el cual permite generar un balance entre espacios flexibles y tradicionales) y en la información de utilización del espacio que provee a sus usuarios.
“Si bien es fundamental que cada organización se apropie y moldee el futuro de su forma de trabajar, los espacios flexibles son y seguirán siendo una alternativa valiosa para empresas y colaboradores. Este producto, utilizado de la manera correcta, ofrece numerosos beneficios y ha llegado para quedarse”, precisa en su análisis de Flex Space, María Valdez, directora de ventas y administración del cambio de Facility Management de Newmark.
