El análisis de los datos arrojados por un sistema BIM (Building Information Modeling) puede generar un impacto positivo en el campo del Facility Management durante la fase de explotación de un activo físico.
Por Jordi Sánchez Castilla*
En la explotación de un activo físico inmobiliario, ya sea de uso administrativo o industrial, se requiere una elevada cantidad de información, además de una buena gestión y uso de la misma para operarlo de manera fiable, sostenible y rentable.
Información como por ejemplo, los planos actualizados durante el ciclo de vida del activo físico cuando se procede a una reforma de un espacio y/o instalación existente, una ampliación o reducción sensible del activo. Además, sistemas digitalizados que permitan un rápido acceso a la información requerida en cada momento en relación aspectos como:
- Gestión de espacios.
- En caso de arrendamientos, información contractual de los mismos.
- Manuales de operación y mantenimiento (mantenimiento preventivo) de las
edificaciones y otros elementos constructivos.
- Normativa actualizada aplicable a los elementos constructivos y actividad que conforman el activo físico.
- Documentación relativa a duración y expiración de garantías.
- Documentación relativa a información en seguridad, higiene y medio ambiente que produce la actividad en el inmueble, así como el material que conforma el mismo.
- Programas de seguimiento y actualización de mantenimiento predictivo y correctivo.
- Encuestas y resultados de la percepción de los inquilinos/usuarios/clientes/propietarios en relación a su actividad en la propiedad.
Todo lo anterior y otros según especificidad del activo y la organización, gestionado adecuadamente, permite mantener el valor del activo tanto a nivel operativo como financiero en unos parámetros de rentabilidad beneficiosos para el propietario del mismo, por si en un futuro se procede a una venta del activo, si se quiere operar de la forma más eficientemente posible y respetuosa con el entorno, se desea atraer a inquilinos con un mayor grado de exigencia en su actividad, se busca ser certificado con algún organismo de prestigio, o en caso que se busque que la organización sea lo más competitiva posible dentro de su mercado.
Problemática común en la fase de explotación
En relación a la consecución de los anteriores puntos se presentan unas problemáticas bastante extendidas y que dificultan lo comentado anteriormente, que son las siguientes:
- Personal de O&M (operación y mantenimiento) no dispone del tiempo suficiente para la actualización del estado del activo en relación a reformas, correctivos-preventivos, ampliaciones y reducciones.
- Inaccesibilidad parcial a documentación original del activo una vez acabada la fase de construcción, lo que produce ineficiencias en la gestión de mantenimiento del activo.
- Programas de mantenimiento de facilities basados únicamente a lo largo del ciclo de vida del activo en las recomendaciones iniciales de los fabricantes, y no basados en la operativad y actividad de la organización.
- No presencia en muchos casos de programas de mantenimiento predictivo como RCM, RCFA, TPM para elementos clave en la operativa del activo, más orientado en este caso a procesos industriales, o en caso de existir no se ejecutan de forma satisfactoria en su totalidad.
- No existe un alineamiento adecuado entre las operaciones de mantenimiento del activo y la necesidad y expectativas de la organización en relación a su actividad.
- No existe un buen análisis en la gestión del riesgo que provoca la actividad de la organización en relación a los planes de O&M.
- No disponer de información actualizada y precisa en relación a espacios, para análisis de gestión de espacios, negociación de arrendamientos, estudios de productividad en el entorno de trabajo.
- Falta de comunicación fluida y colaboración transversal entre departamentos como O&M, IT, RR.HH, compras y finanzas.
Beneficios de operar con BIM
Algunas de las potenciales ventajas para los propietarios del activo son las siguientes:
- Tener una base de datos actualizada de los elementos físicos, que sean una fuente fiable para la toma de decisiones en relación a la venta; reforma, renegociación con inquilinos, modificación del sistema productivo, actividad propia de la organización, entre otros.
También ofrece control de costes en relación a:
- El programa de mantenimiento más adecuado a realizar en las instalaciones/elementos constructivos según actividad de la organización y uso del activo.
- Reformas y gestión de espacios en búsqueda de la mejora de la productividad del personal y los procesos.
- Control actualizado a nivel financiero del valor residual del activo, a través de las amortizaciones programadas y del uso-desgaste real de las instalaciones y su envolvente constructiva.
- Rápidas respuestas ante las demandas que pueda exigir la organización y/o ente normativo gracias a la información disponible, fiable y actualizada, en relación a elaborar presupuestos constructivos para el crecimiento o decrecimiento del activo, seguridad y salud, análisis de riesgo, correctivos, etc.
- Menor dependencia del personal operativo-mantenimiento existente, ya que el know-how estará a disposición de la organización a través de las plataformas BIM-CMMS-CAFM.
- Reducción en coste de los servicios (energía-agua) debido a un menor consumo para una misma actividad al tener las instalaciones gestionadas y funcionando correctamente debido a un adecuado programa de mantenimiento preventivo y predictivo, totalmente actualizado y analizado.
- Reducción de reparaciones y correctivos que limita la afectación a la actividad de la organización.
- Disminución de los tiempos de espera de las reparaciones.
- Mejora en la gestión de inventario de componentes y suministros para cada componente listado en el programa. Lo que puede dar una ventaja negociadora en el proceso de compras y reducir costes de stock.
- Incremento del ciclo de vida de los activos, lo que repercutirá en un menor CAPEX y OPEX en relación a si no se tiene un programa de gestión de activos físicos adecuado soportado por una herramienta como BIM actualizada.
- Sostenibilidad del activo, por ejemplo, al saber de qué materiales está compuesto el edificio, en caso que alguno de ellos se deteriore o que por normativa se considere como peligroso en un futuro, rápidamente se puede localizar su ubicación y cantidad a sustituir, además de poder disponer de más información por ejemplo para el cálculo de la huella de carbono del edificio.
- Análisis de los espacios existentes con la actividad real en ellos, que permitirá el análisis de diferentes soluciones en lay-outs en búsqueda de la máxima productividad del personal y los procesos, obteniendo de forma bastante inmediata el impacto que ellos podrían suponer a nivel de costes.
- Facilidad de obtención de datos para posibles auditorías orientadas a fines diferentes, como pueden ser normativos en O&M, o una compra-venta.
Beneficios para el personal de FM
- Accesibilidad más sencilla y rápida a la información producida en la fase de diseño y construcción, lo que se traducirá en una mejora en el tiempo de respuesta (menos tiempo consumido por cada orden de trabajo correctiva para ejecutar la tarea) y en la eficiencia de los servicios a realizar por el departamento de FM.
- Utilización de un programa donde se integra y se ve la interoperabilidad entre diversos sistemas (como por ejemplo HVAC, sistema contra incendios, instalación eléctrica, instalación de fluidos, etc), con el espacio donde están presentes, así como el personal y/o el equipamiento productivo ubicado en esos espacios. Lo que produce una simulación de la operativa real del activo y ayuda a programar los planes de O&M- Gestión de Espacios- IT-RRHH más adecuados en cada momento del ciclo de vida del activo.
- Tener a disposición un sistema que ayuda a tener un seguimiento de las garantías de las propiedades/elementos constructivos, avisando cuando estas van a vencer, para poder así realizar una inspección de las mismas, y en caso de alguna irregularidad cubierta por la garantía, poder reclamar su subsanación a coste del suministrador/fabricante.
- Disponer de un sistema que emita avisos en caso de ruptura/avería habitual de algún equipo, esto con historial que contenga la fotografía del equipo, acciones significativas realizadas sobre el mismo, documentación original del fabricante, etc. Lo que permitirá ajustar los programas de O&M de la manera más eficientemente posible.
- Posibilidad de tener un sistema en el que se pueda visualizar secciones de corte en 3D, que permita visualizar cuando sea necesario que pasa por el interior de un conducto eléctrico, de fluidos, grosor del conducto, material, etc... que ayude al rápido análisis del elemento y a una adecuada actuación, ahorrando mucho tiempo de intervención del personal de mantenimiento y posibles afectaciones a la actividad de la organización.
- BIM a través de un programa de visualización, permite la supervisión tipo realidad aumentada de las facilities y espacios remotamente, pudiendo seleccionar equipos, analizar su estado actual de funcionamiento y consultar la información relativa al mismo (manuales, garantías, órdenes de trabajo, plan de mantenimiento preventivo o predictivo, etc.), permitiendo ahorrar tiempos de actuación por parte del personal de FM y repercutiendo ello positivamente a la actividad de la organización. Es una función que además si se gestionan varios centros aún tiene más impacto positivo.
- Posibilidad con el visualizador de realidad aumentada, de tener información actualizada al acto permitiendo una toma de decisiones más rápida y eficiente.
Conclusiones
Una adecuada gestión del ciclo de vida de los activos físicos se debe soportar en una buena integración e interoperatibidad entre diversos agentes como:
- Información actualizada disponible en cada momento del activo.
- Alineamiento entre los objetivos y la actividad de la organización con los planes de O&M
existentes.
- Existencia de una política de la organización en relación a la gestión de activos físicos.
- Herramientas informáticas que den soporte a la gestión del activo y que la información
que producen sea analizada y actualizada de forma eficiente.
BIM en la fase de explotación ayuda y soporta a todo lo anterior, ya que permite una mejor toma de decisiones a través del análisis de la información real y actualizada que está produciendo el activo y su actividad en cada momento.
Traduciéndose ello en una mejora del rendimiento del activo y de la actividad de la organización, mostrado a través de indicadores como las ventas por unidad de coste productivo; ROI/VAN del activo, OEE (Overall Equipment Effectiveness), coste por metro cuadrado de ocupación, entre otras.
* Jordi Sánchez Castilla es el Director de S&V Consulting, empresa de consultoría especializada en los campos de Facilities, Asset y Property Management.
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