América Latina. Las nuevas tendencias de trabajo como videoconferencias, trabajo desde casa, conexiones móviles, entre otras, están causando que los gastos de telecomunicaciones en las organizaciones se incrementen a un nivel promedio del 10 al 15% anual. Por eso es importante saber cómo optimizar la utilización de este rubro.
Además, errores en la facturación le representan a las empresas cerca de un 30% de sobrecosto en este servicio, según datos recolectados por la compañía Teamnet, especialista en gestión de gastos empresariales.
Teniendo en cuenta lo anterior, esta misma empresa realizó algunas recomendaciones que las diferentes organizaciones pueden tener en cuenta al momento de gestionar la contratación, operación y facturación de los servicios de telecomunicaciones.
La primer recomendación es revisar periódicamente la factura tanto de voz como de datos, pues se pueden presentar desajustes o errores que incrementen el costo de la misma. Adicionalmente, se deben negocias las tarifas con los operadores cada cierto tiempo. Si el consumo de la empresa incrementa o disminuye esto será una herramienta de negociación.
Al interior de la compañía, es importante mantener el inventario de equipos actualizados y saber a ciencia cierta que líneas o terminales están siendo utilizadas y cuales no. De esta forma se puede detectar si se está pagando innecesariamente por una línea que no se utiliza.
En el mismo sentido, analizar el grado de utilización de cada línea permite detectar si hay líneas subutilizadas. De igual forma, se debe conocer el consumo de cada línea y asociarlo a cada uno de los miembros de la estructura organizacional para hacer el reparto de costos por unidades de negocios o proyectos.
Finalmente, un aspecto fundamental es controlar y analizar el cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) firmados con las operadoras para asegurar la calidad de los servicios y el cumplimiento de todos los acuerdos establecidos.
