Los sistemas de gestión de propiedad horizontal permiten aplicar tecnología para optimizar procesos operativos propios de la administración de copropiedades, generando información consolidada en tiempo real para realizar planeación y toma oportuna de decisiones.
Por Santiago Jaramillo Hincapié
¿Cuánto espacio necesitará y cuánto le costará? es la pregunta que según la compañía Archibus persigue a todos los gestores de inmuebles cuando planifican las necesidades de espacio de sus organizaciones y estiman los futuros costos. Por esto las aplicaciones informáticas que registran el uso histórico del espacio y sus costos, aporta datos objetivos que ayudan enormemente a realizar previsiones fiables sobre necesidades futuras.
Del mismo modo, permiten hacer control y seguimiento presupuestario, además, de llevar a cabo proyectos de planifcación estratégica, expansión, modernización y consolidación de una manera más eficaz y económica.
Otra bondad que describe Archibus es que permiten disponer en todo momento de información detallada e informes ejecutivos (cuadros de mando, mapas temáticos, tablas de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI), etc.), lo que ayuda en el control y seguimiento del estado de la cartera inmobiliaria, además de posibilitar una toma de decisiones bien fundamentada. Con ello, se asegura la constante alineación de los recursos inmobiliarios con los objetivos de la organización propietaria del predio.
De otro lado y tal como lo advierte Anny Rubio, gerente comercial de Pixis Consultoría, un sistema integral de gestión de propiedad horizontal debe incluir funcionalidades propias de “Facilities Management”, tales como el control de los activos de las copropiedades y la trazabilidad de las hojas de vida de los mismos.
Jorge Espinoza Bisbal, jefe de servicios generales de la Universidad San Ignacio de Loyola de Perú, indica que “este tipo de herramientas entregan un valor agregado a la gestión de los predios, permitiendo más eficiencia en actividades diarias y planificación”.
Por su parte, Álvaro Feuerman, jefe de infraestructura y servicios del diario argentino La Nación, en la provincia de Buenos Aires, recalca que “la administración de una edificación debe incluir la operación, el mantenimiento preventivo y correctivo, la administración del espacio, los proyectos, reformas, obras y relocaciones, la gestión de los servicios de infraestructura y de soporte, la relación con los usuarios, la gestión de pagos de cada uno de los servicios correspondientes, el uso racional de la energía, las acciones relacionadas con el cuidado del medio ambiente, y otros más”.
Y añadió que “esto implica una gestión compleja, con la coordinación de muchas actividades y recursos simultáneos. Por lo tanto, es esencial contar con un software que permita realizar en forma sistemática todo aquello que pueda ser sistematizado”.
Software de administración eficiente
Según la gerente comercial de Pixis Consultoría existen varias características que debe tener un software de administración para ser considerado eficiente y funcional en la administración de una edificación.
Entre ellas, nuestra invitada señaló siete puntos claves:
1. Ser una plataforma Web.
2. Ser parametrizable de acuerdo con el modelo de operación de cada proyecto.
3 Contar con una interfaz amigable e intuitiva.
4. Garantizar la disponibilidad de la información en tiempo real.
5. Manejar diferentes perfiles de usuarios de acuerdo al rol de cada uno de ellos.
6.Permitir integración con sistemas corporativos ya existentes en las empresas.
7.Generar y gestionar productos de información tales como: Informes de mantenimiento, control de proveedores, reportes de cartera, generación de indicadores, difusión de información, seguimiento a la ejecución presupuestal, pautas publicitarias, entre otros.
Desde la otra cara de la moneda, la del usuario, el jefe de infraestructura y servicios del diario argentino La Nación enumeró cuatro aspectos que considera los más significativos:
1. Que sea sencillo de aprender y de operar.
2. Que permita gestionar todas las actividades pertenecientes al alcance del Facility Management, incluyendo la operación, el mantenimiento, los diversos servicios, contrataciones, y obviamente el terreno específico del Property Management o la administración del edificio o predio.
3. Que permita emitir reportes claros, sencillos, ajustables a distintas necesidades, por rubro, por plazo, por recursos y demás.
4. Que sea posible su acceso vía web.
Por su lado, el jefe de servicios generales de la Universidad San Ignacio de Loyola de Perú ponderó como requerimientos imprescindibles: la funcionalidad, confiabilidad y seguridad. Asimismo, destacó que “una ayuda de este tipo debe contar con reportes e indicadores de acuerdo a la necesidades del usuario, acceso virtual que permita que el usuario acceda por internet desde una PC o tableta, así como una buena capacidad de almacenamiento de información”.
Implementación y uso
Anny Rubio pondera que para una exitosa implementación de un sistema de gestión de propiedad horizontal se requiere como punto de partida encontrar usuarios consumidores de tecnología y, posteriormente, realizar un análisis detallado de requerimientos que serán la base para la parametrización del software. “Es igualmente importante realizar la socialización del proyecto con todos y cada uno de los futuros usuarios del sistema”, puntualiza.
Feuerman, por su parte, señala como vital “que la operación tenga una escala suficiente, en tamaño y en complejidad, como para que se justifique su adquisición”. Entre tanto, Espinoza Bisbal resalta como necesario “tener el alcance y la información siempre disponible”.
Pasando al tema de recomendaciones que podrían hacerse para que los usuarios y/o integradores de este tipo de sistemas obtengan óptimos resultados al implementar estos productos en sus proyectos, nuestra invitada de Pixis Consultoría explica que siempre es importante buscar soluciones que se adapten a los procesos propios de cada proyecto y no pretender cambiar el modelo de operación de las copropiedades para ajustarse a sistemas rígidos.
Por su lado, el jefe de infraestructura y servicios del diario argentino La Nación pone de manifiesto que es impajaritable “considerar con anticipación la compra del hardware y software necesarios, la contratación y capacitación anticipada del personal que lo va a operar”.
Del mismo modo, el Jefe de Servicios Generales en Universidad San Ignacio de Loyola, manifiesta como imprescindible “escuchar las necesidades de ambas partes y ser sumamente ordenados en la implementación de acuerdo al cronograma establecido previamente”.
Pasando a cuáles son los principales riesgos o problemáticas que actualmente se deben enfrentar en Latinoamérica en materia de implementación de este tipo de sistemas y cuál es la mejor manera de contrarrestarlos, Anny Rubio indica que desde su punto de vista, más que riesgos para implementar sistemas de información, este sector se está enfrentando con un tema cultural que no le da el debido valor a la aplicación de la tecnología en el manejo de información.
“Existen paradigmas alrededor del manejo de información en la Nube y el uso de medios virtuales como mecanismos de comunicación seguros, eficientes y efectivos. La mejor manera de contrarrestarlos es tomando la decisión de cambiar esquemas, difundir y socializar el uso de la tecnología en procesos como la administración de copropiedades y la gestión de los activos”, explica Rubio.
De otro lado, Espinoza Bisbal subraya cuatro puntos críticos en este sentido: “Implementar un software que no tuvo un alcance bien evaluado, realizar constantes modificaciones ni bien se realiza la instalación, falta de conocimientos y capacitación y el temor a romper paradigmas”.
Tendencias
Actualmente las actividades de administración de propiedad horizontal se realizan en un gran porcentaje de manera empírica, con procedimientos manuales que generan una serie de reprocesos para el manejo de la información y falta de oportunidad en la difusión de la misma.
La implementación de sistemas de gestión de información conlleva una serie de valores agregados que no se perciben fácilmente y que tienen impacto en aspectos tales como el medio ambiente (cero papel), y en el caso de ciudades tan complejas como muchas de las latinoamericanas y su problema de movilidad, se pueden llegar a eliminar desplazamientos innecesarios con el uso de funcionalidades tales como pagos en línea, trámites virtuales y comunicaciones en tiempo real.
Expresamente con lo que tiene que ver con innovación o tendencias en esta materia, y las nuevas propuestas o desarrollos tecnológicos que se espera se puedan introducir próximamente al mercado regional, Anny Rubio concluye que en la medida en que se tenga madurez en la adopción de tecnología en un proyecto o predio se pueden incluir soluciones de identificación RFID para gestión de activos, así como generar rutinas automáticas de mantenimiento predictivo, implementar programas de eficiencia energética y generar esquemas de administración orientados al concepto de edificios inteligentes, que es la tendencia a la cual se debe apuntar.
